Auch in der öffentlichen Verwaltung gibt es regen Bedarf, Termine für Besprechungen zu finden. Hierzu sollte ein einfach zu bedienender Online Dienst umgesetzt werden.
Auf Basis eines Open Source Frameworks sollte ein für die Verwaltung in Österreich optimierter Cloud Dienst eingerichtet werden. Wir haben die Ruby Software "dudle" von der TU Dresden, welche auf den beliebten Dienst "doodle" anspielt, für das Bundeskanzleramt Österreich angepasst, getestet und ausgerollt.
Speziell wenn externe Personen teilnehmen sollen, versagen in-house Lösungen, um einen passenden gemeinsamen Termin zu finden. Eine häufig gewählte Variante ist die Nutzung von doodle, welche allerdings Daten in einem Nicht-EU Land speichert. Zudem bietet es keine flexible Möglichkeit, gemeinsam Agenden zu entwickeln.
Ein wesentliches Element des Service sollte eine neue, einprägsame Bezeichnung für die Möglichkeit, Termine abzustimmen, sein. Wir haben angeregt, einen Design Thinking Prozess zu initiieren, um auch in der Gestaltung und im Layout ein konsequentes Erscheinungsbild anbieten zu können, ohne Anleihen an ähnliche bestehende Services nehmen zu müssen. Eine radikale Simplizität gepaart mit dem User Experience Credo eines Joy of Use waren die Leitlinien bei der Konzeption.
Mit dem Kunden wurden Entwürfe für die Bezeichnung als auch für die grafische Umsetzung entwickelt, der Designprozess wurde agil und transparent auf einem Etherpad mit wöchentlichen Sprints organisiert. Nachdem die Bezeichnung "TERMINO" fixiert worden war, wurde das Erscheinungsbild entlang der Richtlinien des Bundeskanzleramtes entwickelt.
Da das vorgegebene Software - Framework keine klare Trennung zwischen Form und Funktion aufwies, musste erst ein Mechanismus für ein responsive Design ergänzt werden.
Sprachliche Anpassungen und eine Reduktion auf das Wesentlichste wurden in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden umgesetzt. Die Anzahl der Einrichtungsschritte wurden auf ein Minimum reduziert, einschliesslich der Möglichkeit, dass bei Zeitfenstern diese gleich auf alle vorgeschlagenen Tage anwendbar sind. Eine weitere Prozessverbesserung ergibt sich durch die Option, die Agenda gemeinsam zu entwickeln oder zu protokollieren.
Der Kunde stellte die Domain termino.gv.at zur Verfügung und kümmert sich selbst um das Hosting des Cloud Services. In einer Dokumentation wurde eine Anleitung für die Installation auf einem Debian System festgehalten.
TERMINO 1.0 steht unter der AGPLv3 Lizenz und auch auf termino.osalliance.com zur Nutzung zur Verfügung. Das Projekt wurde vom Projektleiter Dr. Roland Alton von der osAlliance zum Constantinus Award 2016 eingereicht.
Update 2021
TERMINO 2.0 bekam 2017 einen neuen Unterbau und hat mittlerweile zahlreiche weitere Features, wie das Abonnieren reservierter und bestätigter Termine im eigenen Kalender oder eine Buchungsfunktion. Siehe dazu auch unseren aktuellen Blogbeitrag dazu.
